В системе всегда есть как минимум один пользователь - Администратор. Если учет ведут несколько человек, то рекомендуется создать отдельную учетную запись пользователя для каждого. Это позволит отслеживать кто какую запись создал, защищать свои записи от изменений и скрывать их от других пользователей. Имеет смысл назначить пароль каждому пользователю включая Администратора.
Учетная запись администратора имеет особый статус: он может видеть все записи (включая скрытые) и редактировать записи защищенные от изменений. Администратора удалить нельзя!
Пользователей можно объединять в группы (перетащив мышкой одного пользователя в другого). Права доступа группы распостраняются на всех пользователей в этой группе, но отдельным пользователям в группе можно установить свои ограничения - эти настройки будут иметь более высокий приоритет.